Nosso formulário abrange caracteres de formas que podem ser física ou intelectual. Para a Luciana Duranti a forma física são os elementos que constituem o caráter material do documento e sua aparência externa. Já a forma intelectual ou interna se refere a sua articulação interna baseados na forma de apresentação do conteúdo do documento, ou as partes que determinam o teor do conjunto.
Para a elaboração da tipologia documental usaremos a ficha de coleta do modelo de André Lopez.
O modelo de Ruiperez não se preocupa apenas com o documento em si, mas em analisar séries documentais contextualizando-as dentro de suas funções administrativas.
Abaixo está um esboço dos elementos que vamos abordar em nossa análise:
Análise tipológica:
Denominação da espécie: espécie que o documento recebe na criação.
Denominação da tipologia: espécie acrescida da função do documento.
Produtor: entidade responsável pela produção do documento.
Titular: pessoa física ou jurídica que possui a custódia do documento.
Função: objetivo para o qual o documento foi criado.
Descrição: síntese dos elementos essenciais que compõem o documento.
Trâmite: processos/fases que o documento percorre para cumprir com a sua função.
Legislação: conjunto de normas que regulam a produção, trâmite do documento,
Documentos que compõem o processo: documentos que irão compor o processo ao longo do seu trâmite.
Ordenação da série: critério de organização dos documentos.
Proposta de eliminação: de que forma ocorre a eliminação dos documentos e quais são os critérios utilizados nesse procedimento.
Algumas mudanças serão feitas no decorrer do trabalho.
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